La facturation électronique a commencé à se généraliser en 2020. Depuis, la digitalisation des activités n’ayant cessé de se développer, elle fait à présent partie du quotidien de nombreuses entreprises. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur ce sujet, les avantages, comment la mettre en place et les éléments annexes indispensables.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique est une facture émise et reçue en format électronique. Au lieu d’être éditée puis transmise sur format papier, celle-ci est envoyée de façon électronique à son destinataire.
Concernant son contenu, les mentions obligatoires sont les mêmes que sur une version papier traditionnelle.
À noter : une facture numérisée est une version dématérialisée (la facture papier est signée de façon manuscrite puis scannée) qui n’a pas la valeur juridique de la version électronique.
Ce que dit la loi
Qui est concerné par la facturation électronique ? Depuis le 1er janvier 2020, avec la loi des finances, toutes les entreprises françaises ont l’obligation de transmettre l’ensemble des factures destinées au secteur public de façon électronique.
Dès le 1er juillet 2024, l’ensemble des sociétés françaises devront être en capacité de réceptionner des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs. Pour cela, chaque structure devra choisir une plateforme de réception publique ou privée dédiée.
En parallèle, chaque entreprise devra se préparer afin d’être capable d’émettre des factures électroniques à leurs clients français assujettis à TVA. Les PME/TPE ont les délais de mise en conformité les plus longs. Elles devront être prêtes pour le 1er janvier 2026 dernier délai.
Pourquoi cette obligation a-t-elle été mise en place ?
L’obligation de la facturation électronique a plusieurs objectifs. Le premier est de simplifier les démarches administratives des entreprises et par la même occasion de diminuer les délais de paiement.
L’administration souhaite également profiter de la facturation électronique pour collecter les données relatives à la TVA. Ainsi, elle peut préremplir les déclarations de TVA des entreprises. Cela facilite les démarches et permet de limiter les fraudes.
Enfin, la facturation électronique permet d’avoir une vision en temps réel de la situation économique des entreprises.
La transmission des données à l’administration
Afin de compléter les données issues de la facturation à l’administration, les entreprises réalisant des opérations commerciales avec des particuliers ou des entreprises étrangères doivent transmettre un document complémentaire : l’e-reporting.
Ce document recense l’ensemble des informations relatives à ces opérations afin d’avoir une vision globale de la situation de la société et l’ensemble des données relatives à la TVA.
Comment faire une facture électronique ?
Les règles à respecter
Une facture électronique doit impérativement suivre un processus 100 % électronique. Toutes les étapes doivent être réalisées électroniquement, de la création du document à son archivage. Pour cela, l’envoi des factures doit transiter par une plateforme dédiée. Le document final doit être lisible à la fois par l’homme et par la machine.
Les petites structures éditant un faible nombre de factures mensuelles peuvent utiliser le Portail Public de Facturation (PFP). Cet outil en ligne permet de saisir l’ensemble des données nécessaires à la facturation afin d’émettre le document et de le transmettre au destinataire.
À savoir : si vous optez pour une plateforme de dématérialisation privée, pensez à vérifier que celle-ci est bien immatriculée auprès de l’administration.
À quoi sert la plateforme de dématérialisation ?
L’utilité première d’une plateforme de dématérialisation est de transmettre une facture électronique d’un fournisseur au client. Ensuite, elle permet d’extraire les données nécessaires à l’administration pour le préremplissage des déclarations de TVA des entreprises françaises.
La plateforme est donc un intermédiaire permettant d’assurer l’intégrité et l’authenticité des documents et données.
Zoom sur la plateforme Chorus Pro
La plateforme Chorus Pro est l’outil public de gestion des factures électroniques. Les administrations françaises l’utilisent pour la réception des factures de leurs fournisseurs depuis le 1er janvier 2020. Elle a le monopole dans le secteur public.
Dès lors qu’une entreprise travaille pour une administration publique, elle doit utiliser cette plateforme certifiée simple d’utilisation pour se faire payer.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La mise en place de la facturation électronique présente de multiples avantages pour les émetteurs et les récepteurs.
Tout d’abord, la réalisation d’une facture électronique prend moins de temps que l’édition d’une facture papier. Les services comptables peuvent ainsi gagner un temps précieux et améliorer leur productivité. Au final, la facturation électronique coûte moins cher.
Ensuite, elle permet d’améliorer la sécurité et le suivi de la facturation. Tout est automatisé ce qui permet de tracer l’ensemble des opérations depuis l’envoi du devis à la facturation client finale. Cela facilite grandement le travail de tous et permet d’améliorer les délais de paiement. En effet, vous pouvez par exemple accompagner votre facture d’un lien direct pour le paiement en ligne.
Enfin, le remplacement du papier par le digital permet de réduire les effets néfastes de la production des factures sur l’environnement.
Facturation électronique et signature électronique
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique, aussi nommée signature numérique, est un outil permettant de garantir l’identité d’un signataire et l’intégrité d’un document électronique. Elle est la solution numérique de la signature manuscrite sur un support papier.
Légalement, elle a la même valeur qu’une signature manuscrite.
Attention, une signature numérique :
· réalisée par le signataire qui l’apposant sur un support numérique ;
· faite via l’insertion d’une image de la signature scannée ;
n’a pas la force probante de la signature électronique.
La signature électronique est possible grâce à un certificat électronique. En effet, le règlement européen eiDAS impose le respect d’un certain niveau de sécurité pour assurer la fiabilité du processus. La solution SAGE XRT intègre une solution de signature électronique.
Pour être valable légalement, l’outil de signature électronique utilisé doit permettre de garantir à la fois la conformité du document, en le préservant d’éventuelles altérations une fois signé et l’identité de la signature et d’apporter la preuve du consentement.
Les différents niveaux de sécurité
Il existe trois types de signature en fonction du niveau de sécurité garantit. Vous pouvez opter pour une signature électronique :
- simple (SES) ;
- avancée (SEA) ;
- qualifiée (SEQ).
Ces niveaux correspondent au degré de confiance et de preuve apportées. La signature électronique simple est la plus répandue, car la plus facile d’utilisation. Elle convient pour la signature des factures qui sont des actes courants de la vie d’une entreprise.
En revanche, pour les opérations plus importantes ayant des enjeux juridiques, il est recommandé de se tourner vers une solution de signature électronique avancée. Pour les actes authentiques tels que les actes d’avocats, la passation de marchés publics ou encore les opérations bancaires intra-UE, une signature électronique qualifiée est indispensable.
À noter : les prestataires proposant un certificat électronique doivent impérativement être agréés comme tiers de confiance.
Pourquoi la signature électronique est-elle indispensable ?
Comme nous l’avons évoqué, la facturation électronique doit respecter différents critères, dont celui de permettre l’identification de l’émetteur. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser une signature électronique.
Grâce à elle, l’authentification de l’émetteur est certaine et l’intégrité du contenu du document garantie.
La généralisation de la facturation électronique apporte des avantages pour les entreprises et pour l’administration. De plus, sa mise en place permet de simplifier les démarches administratives et de réduire les délais de paiement. Qu’attendez-vous pour vous lancer ?
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