En tant que responsable des ressources humaines, vous avez un rôle clé dans l’entreprise et de multiples tâches vous incombent. Ainsi, il peut parfois vous sembler difficile d’optimiser votre temps de travail. Découvrez nos meilleurs conseils pour mieux gérer votre temps, et ainsi booster votre productivité au quotidien.
Mettre en place des process
Afin d’optimiser votre temps, mettez en place des automatismes en faisant des process. Pour cela, identifiez les tâches récurrentes dans l’exercice de vos fonctions : recrutement, procédures internes, formation… Pour chacune de ces tâches, décomposez les actions réalisées afin d’atteindre votre objectif. Définissez ensuite le processus le plus simple pour arriver au résultat escompté. Surtout, prenez des notes au quotidien afin de garder en tête ce qui vous a fait perdre du temps, et au contraire, ce qui vous en a fait gagner.
Définir les priorités
Selon les jours et les périodes de l’année, votre to-do List peut être longue. Afin de travailler efficacement, il est nécessaire de savoir gérer les priorités. Regardez chacune de vos tâches et demandez-vous :
- Est-ce urgent ? Important ?
- Est-ce qu’il est possible de déléguer ?
- Est-ce planifié ? Ou cela peut-il attendre ?
Avancez sereinement, concentrez-vous d’abord sur ce qui est urgent et important. En début d’année, prenez également le temps de faire un planning afin d’avoir une vision sur du moyen, voire du long terme.
Savoir dire non
Vous savez à présent optimiser vos méthodes de travail et prioriser vos tâches. Il faut maintenant apprendre à dire non. En effet, afin de réussir à respecter vos engagements, il est parfois nécessaire de refuser la prise en charge de certaines demandes de vos collaborateurs. Pour les demandes non prioritaires ou qu’il est possible de déléguer, indiquez un refus clair en le justifiant. Cela vous permettra de vous prémunir de petites tâches parasites. Vous l’aurez compris, pour gérer au mieux votre temps, il est indispensable de savoir déléguer.
Organiser vos journées
Afin d’être productif, il faut trouver un juste équilibre entre temps de travail et pauses. Lorsque vous devez travailler sur un gros dossier, mobilisez un bloc de temps dans votre agenda. Ainsi, vous ne serez pas interrompu par vos collaborateurs et resterez plus facilement concentré et donc efficace. Autorisez-vous des temps sans distraction. Vous échangerez avec vos collègues sur différents dossiers en dehors de ces périodes. Pensez également à faire une vraie pause pendant votre journée.
A noter : De multiples outils sont disponibles pour vous aider à organiser vos journées. Utilisez-les sans modération ! To-do list, agenda en ligne, rappel automatique… Libérez votre esprit en utilisant ce type de plateforme.
Adopter des logiciels adaptés
Les logiciels sont des solutions pertinentes pour vous aider à mieux gérer votre temps. Pour la saisie de vos données et leur centralisation, la gestion des présences et des congés ou le suivi des projets, optimisez vos process facilement grâce aux outils adaptés. En accordant votre confiance aux outils technologiques à votre disposition, vous allez gagner du temps au quotidien.
Digitaliser vos activités
En digitalisant vos activités, vous vous simplifierez le travail. Par exemple, optez pour la digitalisation de vos bulletins de paie ainsi que l’ensemble de vos documents RH. Pour maintenir la communication avec vos salariés et la fluidifier, il existe des logiciels permettant de faciliter les échanges. Ainsi, le temps de prise en charge des demandes sera optimisé. Le suivi sera lui accessible en quelques clics.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter ! Notre équipe est à l’écoute de vos besoins.
