La signature électronique est dans l’air du temps. Elle permet de moderniser et de faciliter les processus. Cet outil fiable et parfaitement sécurisé apporte de nombreux bénéfices. Découvrez les raisons pour lesquelles vous devriez l’adopter au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Une signature électronique est un procédé technologique permettant d’authentifier la signature d’une personne sur un document électronique. Ce n’est pas un scan d’une signature manuscrite ni une signature réalisée sur une tablette tactile à l’aide du doigt.
Pour répondre aux exigences juridiques indispensables pour sa validité, sa mise en place se fait par un logiciel dédié et certifié.
Quelle est sa valeur juridique ?
Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. En effet, le règlement européen sur l’identification électronique (eIDAS) a donné un cadre juridique strict pour valider les documents signés électroniquement.
Il existe 3 niveaux de signature électronique :
- la signature électronique simple : celle qui est le plus fréquemment utilisée. Aucune exigence spécifique n’est nécessaire. Les prestataires qui l’utilisent proposent en parallèle un procédé d’identification du signataire (par exemple avec l’envoi d’un code par SMS). Elle s’utilise notamment pour les signatures d’actes comportant des risques limités (validation de devis, validation de CGV…).
- la signature électronique avancée : elle doit répondre à plusieurs critères permettant d’identifier le signataire et d’authentifier le document. Aussi, un certificat de signature numérique est indispensable pour garantir que le document lié à la signature ne subisse pas de modification ultérieure. Ce type de signature s’emploie pour des documents tels que la signature d’un contrat de crédit ou d’un compromis de vente.
- la signature électronique qualifiée : cette dernière répond à des critères stricts. Elle est réalisée grâce à une clé de signature certifiée par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI). Cette clé, remise après vérification de l’identité, est valable pour une durée limitée (généralement 3 ans).
Quels sont les avantages ?
Tout d’abord, la signature électronique est infalsifiable et plus sécurisée que la signature manuscrite. En effet, grâce à l’authentification forte du signataire et à la traçabilité, l’ensemble du processus de signature est contrôlé. C’est le moyen de signature idéal pour la signature des documents et contrats importants.
Ensuite, elle est pratique. Il n’est plus nécessaire de transmettre les documents par voie postale pour les faire signer. Elle permet de faciliter les processus et de gagner du temps. Vous pourrez consacrer ce temps économisé à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Aussi, l’ensemble des documents sont centralisés dans un seul endroit de façon sécurisée. Les collaborateurs suivent donc plus simplement l’avancée des dossiers, et retrouvent aisément les documents.
Enfin, elle est écologique et économique. En limitant les impressions, vous diminuez l’impact sur l’environnement. Vous réduisez également vos frais d’impression mais aussi les frais d’envois.
Vous l’aurez compris, la signature électronique est simple à mettre en place au sein d’une entreprise et apporte de nombreux bénéfices appréciés autant de la part de vos collaborateurs que de vos clients. En fonction de vos besoins, SOGEST vous accompagne dans la mise en place d’un logiciel comprenant un module de signature électronique. Contactez-nous pour en savoir plus.
