La dématérialisation des fiches de paie est possible depuis de nombreuses années. Faisons le point sur cette option qui mérite d’être développée.
La dématérialisation des fiches de paie et la législation
La dématérialisation des bulletins de paie a été initiée par la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures (n°2009-526). Ce n’est pas une obligation pour les entreprises mais la législation vient faciliter ce choix.
Si vous décidez d’opter pour la dématérialisation des bulletins de paie de vos salariés, vous devez les informer dans un délai d’un mois avant l’envoi du premier bulletin dématérialisé.
Initialement conditionnée par l’accord préalable des salariés, la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie est aujourd’hui possible sans accord préalable. En effet, la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (n° 2016-1088) a supprimé cette obligation.
À présent, le salarié peut toujours s’opposer à recevoir ses fiches de paie au format électronique. Pour cela, il doit faire savoir son refus à son employeur de façon formelle (par écrit de préférence). L’entreprise a alors 3 mois pour remettre les fiches de paie au salarié en format papier (en mains propres ou par envoi postal). Un salarié peut indiquer son refus à tout moment, même plusieurs mois après la mise en place de la digitalisation des fiches de paie.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des fiches de paie pour l’employeur ?
Tout d’abord, la digitalisation des bulletins de salaire permet de faire des économies de temps et d’argent. En effet, en supprimer la nécessité d’imprimer la fiche de paie, de l’envoyer et de garder une copie papier, vous économisez le coût des consommables et réduisez le temps de travail nécessaire pour l’envoi des bulletins. En plus, vous réduisez votre impact environnemental.
Ensuite, le bulletin de paie électronique est pratique, il supprime le risque de perte. L’envoi par voie dématérialisée permet d’avoir une preuve de remise fiable. Cela limite donc les éventuels litiges sur ce sujet.
De plus, les employés peuvent accéder à tous moments à leurs documents grâce à une connexion Internet. Ils peuvent enregistrer numériquement les documents en toute simplicité.
Les obligations de l’employeur
Lorsque vous souhaitez dématérialiser les bulletins de paie de vos salariés, votre première obligation est, comme nous l’avons indiqué plus haut, d’informer vos employés en amont. Ceux-ci peuvent s’y opposer.
Les bulletins de salaire dématérialisés doivent être :
- mis à disposition de vos salariés pendant 50 ans ou jusqu’à leurs 75 ans. En effet, ces documents sont exigés pour pouvoir prétendre aux droits à la retraite correspondants ;
- conservés dans un espace numérique sécurisé permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des données.
Vous êtes également tenu de conserver le bulletin de salaire de vos salariés pendant 5 ans minimum. Concernant les mentions obligatoires sur une fiche de paie dématérialisée, elles sont les mêmes que pour la version papier.
En respectant tous ces impératifs, une fiche de paie dématérialisée a la même valeur juridique que la version papier.
La dématérialisation des fiches de paie présente des avantages pour l’employeur, mais aussi pour les salariés. Pour réussir cette démarche, il faut néanmoins respecter certaines règles simples.
Pour faciliter sa mise en place au sein de votre entreprise, vous pouvez opter pour l’utilisation d’un logiciel dédié. Contactez-nous pour une démonstration de nos différentes solutions.
