Les avantages de la dématérialisation des documents de votre entreprise sont multiples. Si vous n’avez pas sauté le pas, nous vous invitons à lire cet article. En effet, en retardant la mise en place de la dématérialisation, vous passez à côté de nombreux bénéfices pour le quotidien de vos collaborateurs, vos prises de décisions et bien plus encore. De même, en vous lançant dans cette démarche, vous donnez une image moderne à votre société et participez à la préservation de l’environnement.
Optimisez vos coûts
L’un des avantages non négligeables de la dématérialisation des documents de votre entreprise est la réduction des coûts. En effet, vous supprimez, ou limitez grandement, les dépenses liées à l’impression (les ramettes de papier, les cartouches d’entre et les imprimantes et leur entretien). Aussi, vous économisez les frais d’envoi relatifs aux correspondances, désormais transmises en quelques clics par mail ou messagerie instantanée.
Vous optimisez également vos processus. La diffusion de vos factures, ou des bulletins de paye électroniques de vos salariés, sont notamment bien plus rapides. Vous avez également un meilleur suivi grâce aux accusés de réception et d’ouverture des messages. Cela réduit le temps passé par vos employés sur les tâches récurrentes. Ils peuvent alors se concentrer sur d’autres missions. La productivité de vos collaborateurs se voit ainsi augmentée. Autre point, l’archivage, plus simple à réaliser avec la dématérialisation, ce qui est aussi une source d’économie.
Réduire les délais de traitement
Grâce à la mise en place de la dématérialisation des documents de votre entreprise, vous allez réduire les délais de traitement. Tout d’abord, les salariés gagnent du temps pour la recherche documentaire. Plus besoin de chercher dans les dossiers papier, tout est rangé sur votre serveur. Cela simplifie fortement la tâche. Vos employés accèdent aux données en temps réel, et ce, même s’ils travaillent à distance.
De même, la relation client s’améliore. Les délais d’envoi et de réception sont raccourcis, ce qui permet d’être plus réactif. La dématérialisation des processus fournisseur est un autre point apprécié par les entreprises. Cela diminue le délai moyen de traitement, limite le risque d’erreur, mais aussi les tâches chronophages à faible valeur ajoutée (saisie des données, tri du courrier…).
Une démarche encouragée par la loi
La loi du 13 mars 2020 précise les conditions à respecter afin que les documents électroniques aient la même valeur probante que les documents papier (Art. 1316-1 du Code civil). Pour qu’un écrit électronique puisse être considéré comme preuve, la personne dont il émane doit être identifiable et le document doit être conservé intégralement. Pour les entreprises souhaitant s’orienter vers une stratégie zéro papier, il est possible de numériser les manuscrits originaux pour créer des copies numériques.
La dématérialisation des documents renforce la sécurité et la confidentialité des données. Toutes les opérations sont alors tracées. C’est aussi l’une des raisons pour laquelle le gouvernement encourage cette démarche. La loi Macron, relative à la dématérialisation des factures du secteur public, et la loi El Khomri sur les fiches de paye électroniques vont dans ce sens. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues de recevoir les factures de leurs fournisseurs de manière électronique.
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