Les logiciels de gestion RH en ligne se généralisent. En effet, ils offrent de nombreux avantages aux entreprises et à leurs salariés. Mais qu’en est-il de la sécurité des logiciels de gestion RH en cloud ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur ce sujet.
Logiciel de gestion RH et données sensibles
La sécurité des données sociales contenus dans les logiciels de gestion RH est l’un des défis majeurs de la gestion de la paie. En effet, il est indispensable que la protection de ces données soit renforcée afin d’éviter toute éventuelle fuite. Situation familiale, donnée de rémunération, données bancaires et données fiscales doivent être à l’abri afin de ne pas nuire aux salariés et à leur confiance dans leur entreprise.
Parallèlement, il est nécessaire de laisser ces données accessibles au personnel RH. Avec la généralisation du télétravail, elles doivent être à disposition des opérateurs, quelle que soit leur localisation. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises utilisent un logiciel de gestion RH en cloud.
La sécurité des données garanties par un Cloud
Cloud : définition
Le Cloud permet d’héberger des ressources et de traiter des données à distance. Pour accéder aux ressources, une simple connexion internet suffit. Ce système révolutionnaire permet de stocker des données dans des datacenter afin d’optimiser les ressources.
Les acteurs
Pour que ce système fonctionne, deux acteurs sont nécessaires : les hébergeurs et les éditeurs.
Le rôle de l’hébergeur est de mettre à la disposition de ses clients des serveurs permettant de stocker les ressources et de faire fonctionner les applications. Il assure l’accès aux données et leur sécurité. Il se doit de certifier un niveau de sécurité minimum qui peut être complété par des garanties supplémentaires permettant d’atteindre des niveaux de sécurité plus élevés.
Les éditeurs créent des logiciels en ligne accessibles aux utilisateurs authentifiés. Un éditeur peut concevoir un logiciel proposant les mêmes fonctions à l’ensemble des utilisateurs. Dans ce cas, la personnalisation reste limitée. L’éditeur est chargé de faire évoluer le logiciel dans le temps afin de répondre aux nouvelles attentes des utilisateurs. Il peut également développer un logiciel spécialement pour une entreprise. Ici, il s’engage aussi à maintenir le logiciel en état de marche. La différence porte sur le rythme des évolutions du logiciel qui est décidé par l’entreprise et non par l’éditeur.
Comment garantir la sécurité de vos données RH en cloud ?
Si vous utilisez un logiciel de gestion RH en ligne, la sécurité des données doit être maximum et l’accessibilité aux ressources de traitement optimale. Dans cette optique, il est important de connaître quelques conseils utiles.
Se prémunir des risques
Aucun serveur n’est à l’abri d’un imprévisible (coupure de courant, inondation…). Pourtant, ce type d’incident peut compromettre l’accès aux logiciels ou entraîner une perte de données. La seule solution pour parer cette problématique est la redondance. Cela consiste à stocker vos données sur des serveurs distincts. Vous vous assurez ainsi de garantir la bonne conservation de vos données sociales et l’accès à vos logiciels. Il est donc important de vérifier que cette précaution de redondance apparait dans votre contrat de service cloud.
Anticiper les menaces
Si vous souhaitez garantir la sécurité de vos données RH en toutes circonstances, vous devez envisager tous les scénarios afin de prévoir des solutions pour chacun d’eux. Ce travail est ensuite compilé dans un document nommé Plan de continuité d’activité (PRA). Grâce à ce travail, vous serez capable de faire preuve de réactivité pour faire face aux éventuelles perturbations du service. Si vous avez une panne internet ou une anomalie par exemple, vous n’aurez qu’à suivre la procédure précédemment établie.
S’assurer du sérieux des acteurs choisis
Comme nous l’évoquions plus haut, lorsque vous décidez d’utiliser un logiciel de gestion RH en cloud, vous devez vous appuyer sur 2 acteurs externes. Ces derniers doivent par conséquent avoir les compétences et les qualités requises pour assurer la sécurité de vos données et le bon fonctionnement de votre logiciel. De même, il est primordial de maintenir une vigilance accrue en interne. Afin de vous protéger des cyberattaques, il est impératif de :
- ne pas connecter sur un réseau domestique du matériel utilisé dans le cadre professionnel,
- vous assurez de l’accord du responsable informatique avant l’intégration d’une nouvelle application cloud dans votre entreprise,
- mettre en place des règles d’authentification fortes
Les indispensables pour la sécurité d’un logiciel de gestion RH en ligne
Cryptage de données
Le logiciel de gestion RH en ligne choisi doit garantir la sécurisation des données notamment lorsque celles-ci circulent vers l’extérieur. Pour cela, les données doivent être cryptées afin de ne pas pouvoir être utilisées dans un cadre frauduleux. De même, les données personnelles des salariés utilisées uniquement pour l’élaboration de la paie, comme les coordonnées bancaires, doivent elles-aussi être cryptées par le logiciel de paie en ligne.
Données d’authentification
Un logiciel de gestion RH en ligne est accessible à l’ensemble des salariés. C’est pour cette raison qu’un protocole doit être établi pour l’élaboration des mots de passe de chaque personne ayant accès à l’outil. Les mots de passe doivent, pour assurer leur fiabilité, être complexes et utiliser à la fois des majuscules, des caractères spéciaux et des chiffres. Ils doivent également être modifiés régulièrement. Ces précautions étant prises, le logiciel de gestion RH en ligne doit crypter les données d’authentification afin que celles-ci ne soient pas utilisées de façon malveillante.
Sécurité de l’hébergeur
L’hébergeur tient un rôle important dans la sécurisation des données d’un logiciel de gestion RH en ligne. En effet, il est chargé de mettre en place toutes les précautions nécessaires pour le maintien de la sécurité de l’hébergement du logiciel dans le temps. Chaque hébergeur affiche le niveau de sécurité garantie par la solution proposée. Il est pertinent de vérifier que les protections mises en avant par l’hébergeur soient régulièrement testées via des audits de sécurité.
Conformité des usages
L’éditeur d’un logiciel de gestion RH en ligne est chargé de développer une solution conforme vis-à-vis de la réglementation auquel est soumis l’utilisateur. Votre logiciel de gestion RH doit par conséquent s’adapter en temps réel aux évolutions législatives (évolution des taux…). Vous êtes ainsi certain d’effectuer les bons calculs pour l’élaboration de vos fiches de paie.
Comment reconnaître un bon hébergeur ?
Vous l’aurez compris, le choix d’un logiciel de gestion RH implique de choisir un service d’hébergement. La fiabilité de votre hébergeur est un élément clé pour garantir la sécurité de votre outil. Pour reconnaître un hébergeur de confiance, voici quelques conseils :
1. Niveaux d’habilitation : le contrat de service conclu avec l’hébergeur doit inclure une procédure d’authentification renforcée et des niveaux d’habilitation personnalisés en fonction des personnes. En effet, un responsable RH n’aura pas les mêmes accès qu’un salarié de l’entreprise.
2. Certifications : l’hébergeur choisi doit être certifié ISO 27 001 et son expertise cloud doit être reconnue par l’attestation ISAE 3402 de type 2.
3. Conditions d’accès : l’accès au logiciel doit être garanti à tous, de n’importe où et n’importe quand.
4. Service cloud : l’hébergeur doit prendre en charge l’installation du logiciel, mais aussi sa maintenance, sa sécurité, la gestion des licences…
5. Applications : l’hébergeur doit permettre à l’entreprise d’ajouter des fonctionnalités à son logiciel de gestion RH de façon sécurisée (dématérialisation des fiches de paie…).
Vous savez à présent tout pour garantir la sécurité des données de votre logiciel de gestion RH en Cloud.
Le petit plus : se faire accompagner par des experts
Basculer sur un nouveau logiciel de gestion RH peut faire peur. Que ce soit au niveau de l’organisation en interne, de la sécurisation des données, du lien avec vos autres outils… beaucoup d’éléments sont à prendre en compte.
C’est pourquoi SOGEST, partenaire SAGE depuis plus de 20 ans, vous propose un suivi de A à Z, du choix de la solution adaptée à sa mise en place, avec une équipe support toujours à votre écoute.
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