La dématérialisation des processus s’impose de plus en plus au sein des organisations des entreprises. Elle apporte de nombreux avantages et améliore les relations client. En choisissant de dématérialiser l’ensemble de votre processus d’achat, vous vous assurez de sécuriser et fiabiliser vos données, d’optimiser votre productivité, de simplifier vos processus et de réduire les délais de traitement. Découvrez tout ce que vous devez savoir pour réussir ce changement dans les processus de votre entreprise.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
La transformation digitale des entreprises ne cesse d’avancer. Et c’est une bonne nouvelle ! En effet, la dématérialisation apporte de nombreux avantages aux entreprises. Elle leur permet notamment de se développer plus vite et de travailler plus efficacement.
Les outils de dématérialisation tels que Sage FRP 1000 Dématérialisation proposent de nombreuses automatisations permettant de réduire les saisies manuelles récurrentes. Par exemple, il est possible de générer automatiquement les écritures comptables liées à une facture venant d’être scannée grâce à la capture des documents numérisés.
Des contrôles automatiques des informations permettent de s’assurer de leur conformité et limitent les risques de doublon. Vous pouvez également créer des modèles pour une reconnaissance automatique de vos fournisseurs.
Ainsi, vous améliorez votre productivité, fluidifiez vos processus et vous gagnez de l’argent ! Effectivement, vous réalisez des économies directes sur le traitement comptable de vos factures.
Enfin, l’utilisation d’une solution de dématérialisation pour vos factures sortantes vous permet de maitriser les délais de paiement et de consolider votre relation client.
Pourquoi dématérialiser votre processus achat ?
La dématérialisation des processus d’achat se généralise dans les organisations. Sa croissance continue n’a rien d’étonnant, car elle représente un moyen efficace de répondre aux nouvelles attentes des acteurs tout en optimisant la productivité, les délais de traitement et les coûts.
Sage FRP 1000 Dématérialisation est une solution complète qui permet d’automatiser le processus d’achat de la réception des factures fournisseurs à leur archivage. Une fois numérisée, la facture est intégrée dans la comptabilité de l’entreprise pour validation. Vous pouvez transmettre facilement la pièce au valideur concerné grâce à un système de gestion des bons à payer. La possibilité de mettre en place des circuits de validation des paiements facilite les processus et permet de respecter plus aisément les délais de paiement imposés.
De plus, vous gagnez ainsi en productivité et vous réduisez vos coûts pour la main-d’œuvre et les consommables (papier, encre, affranchissement…). En effet, vous n’aurez plus à effectuer les saisies manuelles récurrentes ce qui réduira les délais de traitement des factures entrantes. Le contrôle des données automatiques est également un plus non négligeable pour la qualité, la conformité de vos données.
Sage FRP 1000 Dématérialisation est un outil collaboratif qui permet à chacun d’avoir une vision en temps réel de l’état d’avancement. Aussi, il est plus simple d’assurer un meilleur suivi grâce à la traçabilité des interventions effectuées sur les factures.
Enfin, la digitalisation du processus d’achat participe à l’amélioration du bilan RSE de votre société, car elle limite considérablement l’usage du papier qui n’est plus indispensable. L’enjeu écologique est donc majeur.
La facturation électronique bientôt obligatoire
Depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique est obligatoire pour toutes les entreprises facturant des prestations dans le cadre d’un marché public. À compter du mois de juillet 2024, l’ensemble des entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Il sera possible de se conformer à cette obligation de façon progressive, entre 2024 et 2026.
Pour respecter cette nouvelle contrainte, les sociétés devront :
- être capables d’envoyer des factures dans des formats conformes sur la plateforme de transmission choisie ;
- disposer d’un système de gestion des factures fournisseurs permettant de recevoir automatiquement des factures aux formats conformes venant de n’importe quelle plateforme ;
- être en mesure de les intégrer dans leur comptabilité de façon dématérialisée.
La mise en place de la facture électronique permet aux entreprises de faire des économies sur les coûts de traitement des factures en optimisant et en simplifiant les processus de facturation. La digitalisation des factures permet aussi de réduire les risques de litiges et les délais de règlement.
Pourquoi choisir le logiciel de gestion Sage FRP 1000 Dématérialisation ?
Une solution complète
Sage FRP 1000 Dématérialisation est une solution qui permet d’automatiser la totalité de votre processus d’achat. L’utilisation d’une seule interface simple et intuitive permet de simplifier sa prise en main et son utilisation au quotidien. Chaque collaborateur, quel que soit son niveau d’aisance informatique, saura rapidement l’adopter.
Sage Dématérialisation est un outil de gestion de factures fournisseurs complet. Il permet de :
- collecter les documents ;
- valider simplement les bons à payer ;
- faire l’intégration comptable des factures ;
- suivre facilement l’avancée des opérations ;
- archiver les documents comptables.
Un outil simple et mobile
À l’heure où le travail hybride est de plus en plus présent, cette solution mobile est parfaite. Disponible en mode SaaS, Sage FRP 1000 Dématérialisation est accessible de n’importe où grâce à un simple navigateur internet.
Vous pouvez vous y rendre de manière totalement sécurisée depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Cet outil mobile est donc absolument adapté aux nouveaux modes de travail (télétravail…) pour un suivi de l’activité en temps réel.
L’intelligence artificielle intégrée
Sage FRP 1000 Dématérialisation utilise l’intelligence artificielle (IA) pour améliorer les processus de reconnaissance automatique des informations (numéro de facture, date d’émission, montant…).
L’IA permet d’optimiser la productivité et la qualité des informations contenues dans l’outil. Il est possible de paramétrer des modèles de comptabilisation complets des écritures comptables intégrant le compte de charge, la TVA, les frais de port…
Un moyen de fiabiliser les processus
SAGE FRP 1000 Dématérialisation permet aux entreprises de renforcer la fiabilité du processus de traitement des factures. Les données importantes sont inspectées par le système et l’ensemble des interventions sont tracées et conservées dans l’historique des factures.
Cet outil permet ainsi de garantir la conformité des factures fournisseurs de votre entreprise.
Des process simples et efficaces
Sage FRP 1000 Dématérialisation a pour objectif de simplifier la gestion des factures d’achat. Pour cela, il intègre un processus de contrôle automatique permettant de rapprocher les commandes et les bons de réception aux factures fournisseurs réceptionnées. Cela facilite grandement la validation des factures qui peut ainsi être faite rapidement.
Une fois l’achat réalisé, la facture est validée numériquement, payée et archivée dans l’outil. Elle reste ainsi facilement accessible (depuis le moteur de recherche ou l’écriture comptable). L’utilisation de Sage FRP 1000 Dématérialisation permet de respecter plus facilement les échéances et ainsi de renforcer la relation de confiance créée avec vos fournisseurs.
Un outil collaboratif
La mise en place de circuits de validation de vos factures permet d’améliorer le quotidien de vos collaborateurs. Ils recevront des notifications automatiques pour les inviter à valider les bons à payer en attente à la comptabilité. Ils pourront accéder aux informations facilement et seront ainsi plus réactifs. La validation directement depuis l’application mobile est possible.
La dématérialisation est de plus en plus indispensable au sein des entreprises. Sage FRP 1000 Dématérialisation est une solution complète qui vous permet de digitaliser facilement et efficacement la gestion de vos factures. Il vous offre également une vision en temps réel sur l’avancée du traitement de vos factures.
