Enter ! Vous venez de valider l’édition de plusieurs dizaines de fiches de paie, comme tous les mois. Et dans quelques minutes, les appels vont commencer : les collaborateurs de votre service et vous-même seront constamment dérangés avec des “Et pourquoi on ne m’a compté que 2 heures supplémentaires, alors que j’en ai fait 4 ce mois-ci ?”, ou encore “Mais normalement, vous auriez dû me payer mes jours d’absence”. Même si gérer l’humain d’une entreprise est une mission globalement formidable, il faut bien reconnaître que certains aspects des ressources humaines sont moins gratifiants que d’autres. Et qu’il est frustrant de ne pas toujours parvenir à faire admettre le bien-fondé de certains calculs ou décisions.
Pourtant, des solutions de gestion modernes existent pour gérer l’ensemble des processus de l’administration du personnel d’une manière plus rationnelle, plus transparente, et au final, plus humaine. Découvrez ce qu’est un SIRH et comment il peut créer une véritable dynamique dans votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
Un SIRH est Système d’information de gestion des ressources humaines. C’est une solution logicielle personnalisée destinée aux services de ressources humaines.
Outre un logiciel de paie, elle intègre plusieurs modules de gestion administrative du personnel pour optimiser tous les aspects de l’administration RH : recrutements, contrats de travail, rémunérations, suivi des congés et absences, RTT, charges sociales, intérim, plan de formation et gestion des carrières. Cette solution vous aide au quotidien à demeurer en conformité avec le droit du travail et à suivre les différentes évolutions règlementaires affectant les ressources humaines.
Un logiciel SIRH vous permet de rationnaliser la gestion du capital humain en automatisant certains travaux chronophages ou fastidieux. Vous gagnez ainsi du temps que vous pouvez consacrer à la gestion des compétences, ou à d’autres missions de gestion RH à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise et plus valorisantes pour vous.
Cette automatisation est rendue possible par la centralisation des données dans une base de données unique. Une seule saisie est donc nécessaire pour alimenter cette base. Les différents modules du système d’information RH, qui y sont tous connectés, y puisent les informations nécessaires pour le traitement des différentes tâches à réaliser.
Cette intégration des différentes fonctionnalités dans un seul système vous permet de mettre fin aux pertes de temps et aux risques d’erreurs liés à l’utilisations de logiciels différents pour accomplir l’ensemble de ces tâches. Finies, les doubles saisis ! Fini les papiers qui se perdent ! Non seulement, vous travaillerez sur des outils spécifiquement conçus pour gérer l’ensemble des processus RH, mais de plus, vous éviterez la coexistence de silos de données parallèles nuisibles pour la fiabilité de vos données.
Le SIRH est un ensemble modulaire et évolutif. Vous pouvez débuter sa mise en place avec quelques briques de logiciel seulement, puis en ajouter d’autres au fil de l’évolution de vos besoins. Vous avez donc l’assurance d’ajuster son coût et d’optimiser le ROI que vous en tirerez, quelle que soit votre situation et la taille de votre entreprise.
Ce logiciel RH peut être déployé en mode SaaS (sur un cloud) afin de vous offrir une plus grande flexibilité. Le service des ressources humaines et les collaborateurs de l’entreprise pourront y accéder à distance, à l’heure et à l’endroit qui leur conviendra. Cette faculté est particulièrement appréciable si vous proposez le télétravail, ou si certains de vos employés sont amenés à se déplacer régulièrement.
Quel que soit le mode d’hébergement de votre SIRH, les données sont sécurisées pour garantir une confidentialité absolue aux données de vos collaborateurs et à celles de votre entreprise.
On peut donc comparer le SIRH à un ERP (progiciel de gestion intégrée) qui serait spécialisé pour la gestion des ressources humaines.
Quels travaux le SIRH permet-il d’automatiser ?
Au quotidien, le SIRH vous permet d’établir des fiches individuelles pour les collaborateurs comportant un suivi détaillé de leur contrat de travail. Vous y retrouverez des informations liées à leur statut et leur positionnement, leur date d’entrée dans l’entreprise, des détails concernant leur évolution et les dates importantes qui ont jalonné leur parcours, ainsi que les éléments de rémunération qui leur ont été attribués.
Le SIRH couvre aussi tous les autres aspects des ressources humaines, de l’embauche au départ du salarié, en passant par la paie et la gestion de carrière, en particulier :
- Le calcul des variables de paie avec centralisation des données telles que les jours de congés payés pris, le solde de congés, les absences, les RTT, les primes conventionnelles et les heures supplémentaires, entre autres :
- La gestion des temps, éventuellement en lien avec la badgeuse de votre entreprise ;
- La déclaration préalable à l’embauche ;
- La gestion de l’ancienneté et les récompenses associées ;
- La dématérialisation des bulletins de paie et leur publipostage dans le coffre-fort salarié ;
- L’établissement du solde de tout compte, du certificat de travail et de l’attestation employeur ;
- L’établissement du bilan social ;
- Le suivi des formations et diplômes associés ;
- Le suivi des visites médicales du travail et des dossiers de maladie professionnelle ;
- La réalisation de vos obligations légales et le suivi des indicateurs et des chiffres correspondants ;
- Le suivi des entretiens annuels, professionnel et bilan à 6 ans avec les managers.
Ce logiciel de gestion permet aussi à la Direction des ressources humaines de surveiller l’évolution de la masse salariale, de même que de concevoir ses propres tableaux de bord et ses indicateurs-clés (absentéisme, accidents du travail, etc.). Vous disposez aussi d’outils performants pour réaliser votre gestion prévisionnelle, la gestion des talents, et faciliter la prise de décision.
Le SIRH, un outil collaboratif
Des employés acteurs de leur parcours professionnel
Le SIRH n’est pas uniquement l’outil du service RH : c’est aussi un outil collaboratif utile à l’ensemble de l’entreprise. Il intègre un portail auquel tous les employés de l’entreprise ont accès et grâce auquel ils peuvent :
- Communiquer avec les collaborateurs de la DRH (demandes de congés, demandes de formation, demandes d’information et le statut de leurs différentes demandes) ;
- Consulter leur dossier (solde des congés, nombre d’heures effectuées, décompte des heures supplémentaires, etc.) et télécharger des bulletins de salaire ;
- Gérer d’autres aspects RH : transférer des droits sur leur CET, fixer leurs journées hebdomadaires de télétravail, ou informer le service ressources humaines de la naissance ou de l’adoption d’un nouvel enfant, par exemple ;
- Prendre connaissance des communications internes de l’entreprise : entrée de nouveaux collaborateurs, organigramme de l’entreprise, informations sur l’intéressement et la participation aux résultats de l’entreprise, etc.
Le SIRH permet donc à chaque salarié de s’impliquer au quotidien dans le suivi de sa carrière. Chaque collaborateur apprend donc à connaître les particularités de votre entreprise (convention collective, notamment) et ses droits. Ainsi, il appréhende mieux les éléments de sa rémunération. Vous mettez ainsi fin aux questionnements et aux incompréhensions qui pouvaient se produire avant la mise en place du SIRH, et gagnez une nouvelle sérénité.
Cette solution de gestion du personnel offre aussi à chaque collaborateur un moyen d’exprimer ses ambitions et ses attentes. Il pourra se positionner afin d’obtenir une promotion, une mutation ou une formation pour évoluer au sein de l’entreprise.
En conséquence, vous serez mieux à même de tirer parti des opportunités offertes par l’équipe en place, plutôt que de recourir systématiquement à l’embauche. La meilleure prise en compte de leurs aspirations suscitera une plus grande motivation. Vous éviterez les départs d’employés frustrés et les dépenses de recrutement pour les remplacer.
Des responsables mieux outillés pour administrer les ressources
Pour le Directeur des ressources humaines
Comme nous venons de le voir, le SIRH permet au responsable des ressources humaines de détecter des potentiels et des gisements de compétences parfois insoupçonnés au sein même de l’entreprise.
Vous optimisez votre gestion des profils, ce qui améliore l’engagement et la productivité de vos collaborateurs.
Savoir que vous offrez de meilleures perspectives de carrière à vos salariés sera non seulement une satisfaction personnelle, mais aussi un argument sur lequel vous pourrez vous appuyer pour recruter les meilleurs talents.
Le SIRH vous dote également des outils de pilotage inestimables. Au quotidien, vous profitez d’une simplification de votre management des ressources humaines, grâce à des reportings et un suivi d’indicateurs de votre choix qui vous permettront de déterminer les futurs besoins en formation et en recrutement de votre société.
Pour les autres managers
De leur côté, les autres managers de l’entreprise pourront profiter de fonctionnalités leur permettant de gagner du temps dans leur mission d’encadrement :
- La centralisation des demandes de congés et des notes de frais des équipes, permettant une rationalisation de leur validation en même temps qu’une meilleure vision d’ensemble ;
- La consultation des temps de présence des membres de son équipe pour une meilleure gestion du planning de travail ;
- Des rappels et notifications portant sur des échéances importantes et des tâches obligatoires à réaliser, telles que les entretiens annuels ;
- Des alertes en cas de dépassement de seuils d’heures supplémentaires, ou pour avertir d’une fin de CDD imminente ;
- Un suivi des performances et de l’activité grâce à des reportings et des tableaux de bord portant sur les heures effectuées, les heures supplémentaires, l’absentéisme, etc.
Conclusion
Vous aussi, vous voulez :
- Automatiser les tâches les plus rébarbatives de votre gestion du personnel tout en les fiabilisant,
- Réduire significativement les temps de traitement et gagner du temps,
- Mieux vous conformer à vos obligations légales,
- Simplifier votre recrutement et l’accueil de vos nouveaux collaborateurs,
- Assurer une gestion administrative plus fine de votre personnel,
- Produire une meilleure évaluation des performances et mieux piloter votre stratégie RH,
- Et, plus généralement, offrir un environnement de travail plus motivant pour les salariés de votre entreprise sans que cela se fasse au prix d’une révolution dans l’entreprise ?
À partir de 11 collaborateurs, vous avez (déjà) l’obligation de mettre en place un CSE, et les logiciels de paie classiques ne vous seront d’aucune aide dans ce domaine. Un SIRH vous aidera à respecter la législation sociale, et à profiter immédiatement de fonctionnalités avancées pour faire de votre entreprise l’un des meilleurs employeurs de La Réunion. Vous souhaitez en savoir plus ? Sogest, votre partenaire informatique réunionnais expert en gestion, organise un séminaire SIRH le 15 novembre prochain à 8H30 à l’Orangerie, Sainte-Clotilde. Inscrivez-vous dès à présent pour découvrir comment votre entreprise pourrait effectuer sa mutation.
