L’automatisation de la fonction finance au sein d’une entreprise permet de relever les grands défis des dirigeants et directions financières. Parmi eux, nous pouvons citer l’accélération des opérations de clôture des comptes ou encore l’accès à des tableaux de pilotage clairs et actualisés en temps réel.
Les entreprises se lançant dans la mise en place de la robotisation de cette fonction peuvent également espérer améliorer le quotidien des collaborateurs du service finance et leur productivité. Terminé les feuilles de calcul et les saisies manuelles ! Place à l’automatisation des opérations financières !
La simplification des processus ravira les talents qui trouveront plus d’attractivité pour les postes financiers de votre société. Découvrons en détail les enjeux de l’automatisation et les 10 façons de se lancer dans sa mise en place grâce à un logiciel tel que SAGE XRT.
Quels sont les enjeux de l’automatisation de la fonction finance ?
Comme pour tous les domaines, l’automatisation d’une fonction apporte de nombreux avantages pour l’entreprise. En ce qui concerne les finances, les enjeux sont de taille.
La mise en place de l’automatisation de la fonction finance permet d’optimiser les processus financiers de façon générale. Ils deviennent plus simples, ce qui améliore la fluidité de leur exécution.
De plus, le fait de centraliser l’ensemble des informations dans un seul et unique système évite les saisies manuelles qui peuvent être rébarbatives pour les personnes qui en ont la charge. L’automatisation est une solution qui fait gagner du temps à l’ensemble des intervenants. Aussi, elle limite les risques d’erreur liés au traitement manuel des données.
Enfin, la circulation des données financières est plus rapide. Chaque salarié de l’entreprise peut accéder aux informations à jour à tout moment. Il est possible de créer des tableaux de bord clairs et concis facilitant l’analyse des données et la prise de décisions stratégiques.
La mise en place d’une automatisation complète de la fonction finance comprend 10 éléments. Chacun d’eux peut être mis en place de façon autonome. Découvrons-les en détail.
Les 10 points de l’automatisation de la fonction finance
1. La dématérialisation des factures
La première chose à faire si vous souhaitez automatiser la fonction finance, est la dématérialisation de vos factures. En effet, cette première étape est indispensable pour instaurer un processus de validation efficace et gagner du temps.
Les avantages de cette démarche ne s’arrêtent pas là. Cela facilite à la fois le suivi, les échanges et l’archivage et cela renforce la sécurité des opérations grâce à une parfaite traçabilité des intervenants.
2. La production automatique de documents
Le deuxième élément intéressant à mettre en place est l’automatisation des tâches relatives à la création des documents financiers (factures, rapports, tableaux de bord…). La robotisation de ces tâches est possible grâce à l’utilisation des technologies de type RPA. Ces solutions peuvent être incorporées directement dans les solutions de gestion en place ou être totalement autonomes.
La facturation automatique, par exemple, améliore la productivité des équipes des services finances qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.
3. L’accélération de la clôture
Afin d’avoir une vision claire sur la situation financière de l’entreprise, il est nécessaire de s’appuyer sur des chiffres à jour. Ainsi, les décideurs peuvent faire des choix parfaitement éclairés. En accélérant la clôture et la mise à jour des tableaux de bord, il est possible d’améliorer la réactivité dans les prises de décisions.
Plus tôt vous disposez des données, plus tôt il est possible de faire les choix nécessaires ou utiles pour améliorer les résultats de l’entreprise tout en limitant les risques.
4. Le recouvrement automatique des factures
Une bonne gestion de la trésorerie est l’un des indispensables pour assurer la pérennité d’une entreprise face aux aléas. Le recouvrement automatique des factures est un moyen efficace d’optimiser votre trésorerie.
La mise en place de procédures automatiques pour l’ensemble des étapes de la facturation permet de recouvrer efficacement les créances sans nuire à la relation client. Grâce à elles, il est possible de suivre l’avancée des recouvrements plus facilement et en toute sérénité.
5. Une meilleure exploitation des données
L’une des missions centrales des services financiers est de produire des données permettant de piloter de façon stratégique l’entreprise. Grâce aux différents tableaux regroupant les données nécessaires pour le suivi des performances des entreprises, il est possible d’optimiser les résultats.
Pour cela, il est indispensable de mettre en avant les données importantes grâce à des reportings clairs retraitant et synthétisant les informations. Ils permettent d’anticiper les problématiques éventuelles, telles que des retards de facturation, et de mettre en place des plans d’action détaillés.
6. L’anticipation de la trésorerie
La bonne gérance d’une entreprise passe par une anticipation des flux d’argent (des entrées et des sorties). C’est un élément essentiel pour assurer la survie d’une société sur le long terme. L’automatisation de la trésorerie permet d’assurer une organisation efficace pour le suivi et d’ainsi prévoir la trésorerie de façon précise.
Cet avantage est vital, particulièrement en cas de crise. En plus, une bonne gestion de la trésorerie permet d’améliorer vos relations avec les banques qui sont rassurées par ce suivi préventif de qualité.
7. La sécurisation des communications
Les cybermenaces sont de plus en plus nombreuses. Elles sont devenues la préoccupation première de plus de la moitié des dirigeants français. Détournement de fonds et vol de données sont des risques bien réels pour toutes les entreprises.
Grâce à l’automatisation des communications bancaires, les risques sont largement diminués. L’usage de la signature électronique et de l’authentification forte des destinataires protègent grandement l’ensemble des transactions financières.
8. Une gestion améliorée de la fiscalité
Les procédures liées aux démarches fiscales sont lourdes pour les services finances. Elles doivent être réalisées dans les délais et prennent du temps. L’instauration de l’automatisation de la fonction finance permet de centraliser les données et de faciliter leur traitement et leur transmission aux administrations.
Aussi, cela limite les erreurs et garantit la conformité des données transmises. En effet, une solution de gestion fiscale permet de consolider les données avec précision.
9. La digitalisation des immobilisations
La gestion des immobilisations est un indispensable pour l’optimisation des opérations d’investissement. Celles-ci ayant un impact sur le compte de résultat, il est nécessaire de les traiter de la manière la plus optimale possible.
La gestion des immobilisations 100 % digitalisée permet d’éviter la saisie manuelle des informations et de calculer les amortissements selon la législation en vigueur. Enfin, cela permet d’améliorer les processus d’inventaire qui deviennent totalement dématérialisés ce qui facilite la tâche.
10. Une simplification de taille pour les intercos
Lorsque plusieurs sociétés font partie d’un même groupe, le rapprochement des données bancaires de chaque entité peut être complexe. Néanmoins, il est indispensable de mettre en place une procédure de consolidation des opérations pour repérer les opérations intragroupes réciproques.
Grâce à l’automatisation des opérations de consolidation, il est possible d’éliminer et de neutraliser facilement les éléments du bilan et du compte de résultat à l’échelle de l’entreprise.
Vous l’aurez compris, l’automatisation totale de la fonction finance apporte de nombreux bénéfices aux entreprises. Sage XRT est une solution complète qui permet de la mettre en place de façon complète ou partielle. Grâce à elle, vous pouvez profiter de l’ensemble des avantages présentés. Pour en savoir plus et bénéficiez d’une démonstration gratuite et sans engagement de la solution, n’hésitez pas à contacter notre équipe.
