Vous souhaitez changer de logiciel de gestion ? Découvrez comment réussir ce projet simplement, en étant bien préparé et en utilisant les bonnes méthodologies.
Changer de logiciel de gestion : bien se préparer
Le changement d’un logiciel de gestion au sein d’une entreprise est une étape importante qui doit être préparée. En effet, en suivant la marche à suivre, vous pourrez constater que le changement est passé sans vagues.
Tout d’abord, il est nécessaire de nommer un chef de projet qui sera en charge de la gestion du projet de transition numérique. À ses côtés, un groupe de personnes doit être constitué. Il doit regrouper des futurs utilisateurs de l’outil. L’idéal est de choisir des profils complémentaires afin d’avoir des retours en fonction de chaque utilisation de l’outil. Par la suite, ces personnes permettront de faciliter l’adaptation du logiciel de gestion au sein des équipes.
Ensuite, il faut définir clairement vos attentes. À quoi l’outil doit-il servir ? Que souhaitez-vous obtenir comme résultat ? Données ? Qui seront les utilisateurs ?
Enfin, il faut prendre en compte vos contraintes. Quel est le budget disponible pour l’outil ? Il est important de prendre en compte tous les coûts (installation, maintenance…). Quand souhaitez-vous disposer de l’outil ? Est-ce un besoin urgent ? Établissez un calendrier prévisionnel détaillé afin de cadrer les délais de mise en place de l’outil.
Pour finir, identifiez le niveau numérique des futurs utilisateurs. Préférer une interface attrayante pour rendre l’outil plus convivial si les personnes ne sont pas à l’aise avec le numérique.
Choisir, tester et déployer
Vous êtes à présent prêt pour partir à la recherche de l’outil de gestion idéal pour votre entreprise. Vous pouvez recenser les outils existants en sélectionnant ceux répondant au plus grand nombre des critères définis précédemment. Renseignez-vous sur les différentes solutions, lisez les avis des utilisateurs, les retours d’expériences afin de vérifier que vos besoins seront bien comblés par la solution.
Il est conseillé de présélectionner 2 ou 3 outils à présenter au groupe de travail. Les futurs utilisateurs disposent alors d’une période de test pour essayer l’outil. Chacun pourra faire un retour sur les fonctionnalités en fonction de ses propres contraintes. Cette période de test pourra permettre de modifier quelques paramètres de l’outil afin d’optimiser son usage.
Une fois que le groupe de travail a sélectionné l’outil correspondant au mieux aux attentes de chacun, il faut à présent le déployer au sein de votre entreprise. Lors de cette phase, il est important de bien accompagner vos employés afin qu’ils se sentent impliqués. Ils doivent impérativement être formés à l’utilisation.
3 conseils pour changer de logiciel de gestion sereinement
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le changement d’un logiciel de gestion au sein d’une entreprise n’est pas une étape insurmontable. Voici 3 derniers conseils pour la réussite de ce type de projet :
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Garder une vision globale
Le rôle du chef de projet est de garantir le choix d’un outil répondant aux attentes d’un maximum de personnes.
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Impliquer les utilisateurs
Intégrer les futurs utilisateurs de l’outil permet d’éviter les erreurs sur le choix du logiciel. Leurs retours permettent d’intégrer l’ensemble des contraintes dans la réflexion.
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Communiquer largement auprès de vos équipes
Changer de logiciel de gestion a des conséquences sur le travail de vos employés. Il est important de bien communiquer tout au long de la mise en place de l’outil, de les accompagner et de les rassurer.
Prêt à changer de logiciel de gestion ? Contactez notre équipe d’experts afin de discuter, ensemble, de vos problématiques, et des solutions les plus adaptées pour y répondre.
