Les fonctions RH ont de nombreuses tâches de gestion courante à réaliser : gestion des absences, des plannings, élaboration des bulletins de paie… Les services RH leur dédient une grosse partie de leur temps… Alors comment est-il possible de faire gagner du temps aux fonctions RH grâce à des automatisations et fonctionnalités ? Découvrez nos conseils pour tirer profit des outils digitaux existants pour faciliter le quotidien de vos fonctions RH.
Pourquoi les fonctions RH ont-elles besoin de gagner du temps ?
Les services RH ont de multiples tâches à gérer au quotidien. Paie, recrutement, gestion des congés, des relations sociales… Plus de la moitié du personnel RH passe au moins la moitié de leur temps à la gestion des tâches administratives (édition 2021 du Baromètre). Ce seul chiffre illustre la problématique rencontrée : la gestion de l’administratif occupe une grande partie des journées des RH. Au détriment des tâches à plus grande valeur ajoutée pour les employés.
C’est la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises se tournent vers des logiciels de gestion RH. Ces solutions permettent de gagner un temps précieux sur ce type de tâches ! Comment ? On vous dit tout !
Des automatisations et fonctionnalités adaptées aux besoins des RH
Simplifier la gestion de la paie
Chaque mois, les services des ressources humaines établissent les fiches de paie de l’ensemble des salariés de l’entreprise. Cette mission est à réaliser avec grande prudence afin d’éviter tous risques d’erreur. Ce qui pourrait nuire à la relation entre les employés et l’employeur.
Un logiciel RH en ligne permet de réaliser toutes les tâches administratives d’un service RH de façon parfaitement sécurisée.
Le second avantage non négligeable d’un logiciel RH en ligne porte sur l’actualisation en temps réel des informations légales, la veille sociale, le partage des informations de façon collaborative et sécurisée au sein de l’entreprise, la fluidité et la rapidité des échanges entre le service RH et le personnel de l’entreprise.
De plus, la transmission des données aux organismes sociaux et aux salariés est simplifiée. Il n’est plus nécessaire d’imprimer, de mettre sous pli et de classer les fiches de paie en format papier. Les solutions telles que SAGE DEMATERIALISATION et SAGE Espace Employé permettent de collecter et d’archiver les documents RH en format électronique dans un espace sécurisé et accessible où que vous soyez.
Faciliter les échanges
Les fonctions RH induisent de nombreuses tâches administratives nécessitant la signature à la fois de la direction et du salarié. Les fonctionnalités offertes par les solutions de gestion RH en ligne accélèrent les procédures. En effet, les parties peuvent signer électroniquement les documents. Cela réduit les délais de traitement et augmente l’efficacité des services RH.
Il existe également des fonctionnalités permettant aux salariés de gagner en autonomie sur toute la partie gestion des congés et d’absences. En se rendant dans l’Espace Employé, ils accèdent à leurs informations à jour et demandent des congés à distance. La gestion des plannings en ligne permet également de limiter le risque d’erreur de saisies. Les données sont directement collectées depuis l’outil pour l’élaboration des bulletins de paie.
Optimiser la gestion des carrières
Les besoins sont en perpétuelle évolution tout comme la masse salariale d’une entreprise. Le rendez-vous incontournable pour la gestion des ressources humaines est l’entretien individuel. Il permet de faire le point sur la situation du salarié, de parler des réussites et des échecs de l’année écoulée, des attentes du salarié, de ses objectifs d’évolution…
L’organisation de ces entretiens individuels n’est pas toujours simple pour les fonctions RH et encore moins avec le télétravail. Pour faire face à cette situation de façon plus sereine, les outils de gestion RH en ligne offrent des alternatives au traditionnel entretien individuel. Il est possible de faire le point sur les différents éléments énoncés plus haut grâce à un questionnaire en ligne. Chaque salarié exprime ainsi ses besoins de formation ou envies d’évolution et suit l’avancée de ces demandes depuis son espace personnel.
De fait, cela simplifie également le travail des services RH qui n’ont plus besoin de saisir les informations et peuvent passer directement au traitement des demandes. L’efficacité est accrue et la satisfaction des employés améliorée. La centralisation de toutes ces informations dans un seul et même outil offre également à l’entreprise une meilleure vision sur ses compétences internes. Assurez-vous de maximiser les performances de vos équipes grâce à une gestion optimale des carrières !
Gagner en efficacité et en modernité grâce aux outils de gestion RH
Un logiciel RH est un outil spécialement développé pour permettre aux services RH un gain de temps sur de nombreuses missions. Cela améliore le quotidien des fonctions RH et leur métier, mais cela permet également de renforcer la marque employeur. Ainsi, vous améliorez la satisfaction de l’ensemble de vos salariés !
Les outils mis à la disposition de vos salariés sont modernes et intuitifs. Ce qui facilite les échanges et le suivi des dossiers. Chacun accède à ses données, sur PC ou smartphone, en toute sécurité. Les outils de gestion RH assurent la sécurité des données grâce au cryptage des données, à un hébergeur fiable et à des outils de cybersécurité performants.
Enfin, l’organisation RH est simplifiée. Vos collaborateurs gagnent en autonomie, les échanges sont fluidifiés et les délais de signature respectés. La digitalisation des processus RH a de nombreux atouts. Les managers apprécient la vision claire qu’offre les outils tels que SAGE DEMAT ou Espace Employé sur le planning des équipes. En un coup d’œil, il est simple d’avoir une vision sur l’équipe en place (au bureau, en télétravail ou en déplacement).
Conclusion
À l’heure actuelle, avec la généralisation du télétravail, les difficultés exprimées par les fonctions RH dans l’exercice de leur métier et la valorisation des talents, les outils de gestion RH en ligne s’avèrent indispensables. Ils offrent des solutions parfaites pour résoudre les principales problématiques rencontrées. Ainsi, les services RH ont plus de temps à consacrer à la gestion des carrières et des tâches à forte valeur ajoutée pour les salariés. De même, les managers gèrent plus facilement leurs équipes à distance. Enfin, les salariés apprécient la qualité des échanges et la réactivité des services. Vous l’aurez compris, les automatisations et fonctionnalités des logiciels de gestion RH en ligne offrent des avantages dont il serait dommage de se passer.
Pour en savoir plus, et bénéficier d’un audit gratuit et sans engagement de nos solutions, n’hésitez pas à nous contacter ! Notre équipe vous accompagne de A à Z dans le choix, l’installation et l’utilisation de vos nouveaux outils de gestion.
