Oups ! Voilà une réunion que vous n’êtes pas près d’oublier. Quand le dirigeant de l’entreprise vous a demandé combien de temps l’équipe chargée d’un gros projet y avait passé, vous avez consulté votre fichier Excel, et donné la réponse, certain(e) de sa validité. Et fier(e), aussi : vous avez passé tellement de temps à compiler les données de la badgeuse !
Mais personne n’a semblé impressionné. Selon la plupart des personnes présentes, vos chiffres étaient manifestement faux. Et après examen des cellules de votre feuille de calcul, vous comprenez pourquoi : un copier-coller malencontreux a écrasé les données d’origine…
Si vous avez déjà vécu ce genre de mésaventure, c’est qu’il est temps de faire évoluer vos méthodes de travail et d’adopter des outils modernes plus efficaces et plus précis. Par exemple en combinant quarksUp et e2Time, deux outils pour simplifier la gestion administrative des ressources humaines.
Qu’est-ce que quarksUp ?
quarksUp est une solution de SIRH (Système d’Information Ressources Humaines), c’est-à-dire, un bouquet de logiciels “tout-en-un » pour donner au service des Ressources Humaines les moyens d’exécuter les différentes missions administratives de la gestion du personnel, voire, de les automatiser.
Cette combinaison d’applicatifs est modulaire, ce qui signifie que la plupart des outils proposés sont optionnels : vous ne choisissez que ceux qui vous sont utiles.
Il s’agit donc d’un système à la carte qui pourra couvrir, en fonction des fonctionnalités pour lesquelles vous opterez :
- La gestion du planning et des absences
- La gestion des entretiens individuels ;
- La gestion des formations ;
- La gestion du capital humain ;
- La gestion des recrutements.
quarksUp Dossier Collaborateur
quarksUp numérise les dossiers des collaborateurs de votre entreprise et les intègre dans son unique base de données. Vous mettez fin aux dossiers suspendus nominatifs (mais où je l’ai mis, celui-là ?) et à la corvée du classement des papiers. Tous les éléments ou événements concernant vos salariés sont saisis une fois pour toutes, les pièces sont numérisées pour être définitivement jointes à leur dossier.
Et comme quarksUp est un outil collaboratif, vos collaborateurs auront accès à un portail qui leur donnera accès à leur dossier personnel. Ils pourront le consulter, modifier leurs informations personnelles et y obtenir des duplicatas d’anciens bulletins de salaires. Autant de temps gagné pour vous et de tâches peu gratifiantes que vous n’aurez plus à faire désormais !
La base des dossiers numérisés fonctionne comme un outil de gestion électronique de documents. Vous disposez d’un moteur de recherche pour retrouver toutes les pièces que vous avez dématérialisées, et pouvez donc y accéder en un clin d’œil, pour la plus grande satisfaction de tous.
Vous pouvez aussi assurer un suivi lors de certaines circonstances. Par exemple, vous programmerez l’envoi de la DPAE dès que vous connaîtrez la date d’arrivée d’un nouveau collaborateur, et pourrez organiser dans la foulée la visite médicale du travail.
quarksUp prend aussi en charge les notifications et les alertes. Vous en programmerez une pour être averti de la fin imminente des périodes d’essai de vos nouvelles recrues afin d’avoir l’avis de leur responsable concernant la suite à donner à leur contrat de travail.
Enfin, vous pourrez élaborer le bilan social, ainsi que vos propres reportings et tableaux de bord grâce à la centralisation de ces informations.
La gestion des variables de paie avec Hello Paie
Dans quarksUp, Hello Paie est la brique logicielle dédiée à la gestion des rémunérations. Grâce à elle, vous pourrez collecter les différents éléments formant la rémunération des salariés (absences, congés payés ou non, primes, etc.). Vous les ferez valider par les responsables concernés en un clic.
Hello Paie mettra à disposition de votre gestionnaire de paie les différentes variables collectées et centralisées pour la réalisation des bulletins de paie.
Si vous disposez d’un outil de gestion du temps tel qu’E2Time, ce module pourra fournir les heures effectuées par projet avec l’affectation analytique correspondante, ainsi que la décomposition des heures supplémentaires, des heures de nuit, et des autres informations provenant de votre pointeuse.
De plus, là aussi, vos collaborateurs disposent d’un accès à un portail pour faire leur demande de congés, de RTT, ou tout autre élément susceptible d’affecter le calcul de leur salaire.
Enfin, vous pourrez également élaborer vos réporting sur l’absentéisme des salariés ou les heures supplémentaires, ou tout autre angle d’analyse des ressources humaines pertinent pour votre entreprise.
Autrefois chronophage et sensible, la gestion de la paie deviendra ainsi l’une des tâches les plus simples et les plus fiables de votre service !
La gestion des talents
La formation et le e-learning
quarksUp comprend aussi un module consacré à la formation, ainsi qu’un autre dédié à la formation en ligne, quarksUp E-Learning.
Le premier vous permet de centraliser les demandes de formation et de créer et suivre les plans de formation mis en place pour assurer le développement des compétences de vos collaborateurs.
Avec quarksUp formation, vous pourrez planifier les formations obligatoires ou non des collaborateurs et suivre le prévisionnel du budget formation en conséquence.
Grâce à l’automatisation des processus administratifs qui entourent les sessions de formation programmées (passation de la commande auprès de l’organisme dispensateur, convocation des salariés aux sessions, gestion des feuilles d’émargement, des éventuels examens ainsi que des certifications obtenues, gestion des évaluations, etc.), vous gagnerez un temps considérable tout en assurant un suivi très fin des parcours de formation de vos collaborateurs, et plus globalement, de votre gestion des compétences.
quarksUp E-Learning est, quant à lui, la plateforme LMS (pour Learning Management System) du SIRH quarksUp. Autrement dit, il s’agit d’un outil permettant à votre entreprise de créer et de diffuser des supports de formation afin d’offrir des formations en ligne à vos collaborateurs.
Les formations en ligne offrent une très grande flexibilité, parce qu’elles permettent à vos collaborateurs de s’y consacrer aux moments qui leur conviennent le mieux. C’est aussi un format très économique qui vous permettra d’offrir un environnement de travail plus motivant pour vos salariés sans surcharger votre budget.
quarksUp E-Learning vous permet également d’assurer un suivi des formations dispensées. De plus, vous pourrez communiquer à ce sujet au moyen des différents reportings proposés dans l’outil.
Le recrutement et les entretiens annuels
Grâce à un module spécifique, quarksUp prend aussi en charge les tâches associées au processus des recrutements.
quarksUp Recrutement vous permet de concevoir des annonces et de les diffuser en simultané sur plusieurs jobboards, puis de centraliser les réponses obtenues afin de traiter les candidatures.
Vous pourrez créer des bases de données regroupant les dossiers des candidats les plus susceptibles d’intéresser votre entreprise afin de vous donner les moyens de les recontacter à l’avenir.
quarksUp Recrutement permet également de gérer les communications avec les candidats afin de programmer les entretiens de recrutement et de les informer tout au long du processus. Vous leur donnez ainsi l’image d’une entreprise respectueuse et les motiverez davantage à vous choisir comme employeur.
Avec quarksUp Entretiens RH, vous pourrez recueillir les souhaits de mutation des salariés, et suivre leur carrière avec la Gestion des parcours professionnels (GEPP) incluse.
Ce module intègre plusieurs outils pour traiter les demandes d’évolution des employés, les confronter aux postes à pourvoir en interne, ou aux formations disponibles.
Vous avez ainsi toutes les clés pour mettre sur pieds une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) efficace afin de garantir une bonne progression des carrières, tout en respectant la législation.
e2Time
L’un des points forts de quarksUp, c’est qu’il offre une compatibilité avec plusieurs autres applicatifs de gestion des ressources humaines disponibles sur le marché.
C’est en particulier le cas avec e2Time, un outil de GTA (Gestion des Temps et des Activités), ou plus simplement, de pointage et de suivi du temps de travail.
En combinaison avec votre pointeuse
E2Time peut être associé à des pointeuses pour décompter les heures effectuées et le temps de présence de vos collaborateurs le plus précisément possible.
Vous avez le choix entre plusieurs moyens d’identification pour vos collaborateurs : par badge, par carte, par biométrie, ou par smartphone. Les employés qui travaillent dans un bureau pourront également s’identifier dès la connexion de leur ordinateur avec le réseau (identification avec l’adresse IP).
Votre entreprise témoigne ainsi d’une équité parfaite à l’égard de tous ses collaborateurs, et met fin à d’éventuelles contestations.
Vous leur garantissez la prise en compte des heures supplémentaires, des repos compensateurs et de toute autre gratification à laquelle ils ont droit en raison du droit du travail ou de votre convention collective. Vous évitez ainsi les potentielles sanctions que vous encourez en cas de non-respect de ces obligations légales.
Cerises sur le gâteau, e2Time automatise tous ces calculs et vous notifie en temps opportun pour vous permettre d’agir avant le dépassement des seuils réglementaires et la mise en infraction de votre entreprise.
Les données enregistrées peuvent ainsi être transmises à votre logiciel de paie pour le calcul des fiches de paie. Vous évitez ainsi les erreurs potentielles liées au traitement manuel, et les conséquences néfastes pour la réputation de votre service de ressources humaines.
La gestion de projets
Ces calculs permettent aussi à e2Time d’offrir des fonctions de gestion des plannings et de gestion collaborative des projets.
Cette dernière vous permet de découper les projets en différentes missions que vous pourrez assigner aux membres des équipes concernés.
Vous pourrez ainsi contrôler les temps de travail qui y sont consacrés et monitorer la performance de vos équipes grâce à des indicateurs.
Le pilotage de vos équipes est ainsi rationalisé et se peaufine au fil des projets suivis. Vous améliorez de ce fait constamment la productivité de votre entreprise.
De plus, e2Time dispose d’un module consacré aux notes de frais de vos collaborateurs.
Enfin, et ce n’est pas un détail, les modules de quarksUp et d’e2Time peuvent être implémentés en mode SaaS (c’est-à-dire, hébergés sur un cloud).
Ce mode d’hébergement vous offre une plus grande flexibilité, puisqu’il implique que les collaborateurs de la DRH et vos autres collaborateurs y auront accès via une connexion internet.
Ils pourront donc les utiliser quand et où ils le souhaiteront, au moyen d’un poste de travail classique, un ordinateur portable, une tablette ou même un smartphone. Si certains de vos employés sont appelés à se déplacer ou à pratiquer le télétravail, vous apprécierez cette souplesse.
Intéressé(e) par ce moyen de doper l’efficacité de la fonction ressources humaines de votre entreprise ? Nous vous proposons de participer au séminaire consacré au SIRH que Sogest organise le 15 novembre prochain à 8H30 à l’Orangerie de Sainte-Clotilde. Au cours de ce séminaire, nous présenterons les solutions quarksUp et e2Time. Si vous n’êtes pas disponible à cette date, ou prenez connaissance de ce message trop tard, n’hésitez pas à nous contacter, vous profiterez de conseils personnalisés.
À partir de 11 collaborateurs, vous avez (déjà) l’obligation de mettre en place un CSE, et les logiciels de paie classiques ne vous seront d’aucune aide dans ce domaine. Un SIRH vous aidera à respecter la législation sociale, et à profiter immédiatement de fonctionnalités avancées pour faire de votre entreprise l’un des meilleurs employeurs de La Réunion. Vous souhaitez en savoir plus ? Sogest, votre partenaire informatique réunionnais expert en gestion, organise un séminaire SIRH le 15 novembre prochain à 8H30 à l’Orangerie, Sainte-Clotilde. Inscrivez-vous dès à présent pour découvrir comment votre entreprise pourrait effectuer sa mutation.
